Automatización de procesos para empresas en Perú

Qué automatizamos

• Mensajes recurrentes vía WhatsApp. Se gestionan consultas sobre precios, horarios, lugar y si hay disponibilidad. Cada diálogo se almacena identificando al cliente y su situación, permitiendo que el miembro del equipo responda teniendo el historial disponible.
• Registro de pagos. Después de que el cliente adjunta su comprobante de Yape, Plin o transferencia junto con sus datos, tu equipo lo coteja en un panel que muestra cada pago ya incluyendo el nombre y el pedido. Esto elimina la necesidad de llevar un cuaderno y evitar el doble registro de pagos.
• Citas y recordatorios. Los avisos de cobro, los recordatorios y las confirmaciones para el día posterior son redactados individualmente por alguien hoy.
• Vigilancia de clientes. Un CRM (el registro de tus clientes y su estado actual) permite que todo el equipo sepa a quién se le envió la cotización y a quién no ha contestado.
• Cotizaciones con reglas fijas. Cuando el precio se desvía de una tabla de medidas o cantidades, el cotizador realiza el cálculo sin fallos.
• Reportes. La síntesis semanal sin elaborar la hoja a mano.

Si no sabes por dónde comenzar, en qué procesos automatizar primero detallamos el criterio que aplicamos: la frecuencia con la que se repite la labor, el tiempo que requiere y el perjuicio si ocurre un error.

Cómo trabajamos

1. 1Registro durante una semana. Antes de considerar herramientas, documenta cada tarea que se repite, indicando su frecuencia y el tiempo que consume. Durante una charla de 20 minutos, seleccionamos aquella que te resta más horas.
2. 2Prototipo. Es una versión que puedes experimentar desde tu móvil, siguiendo tu flujo habitual. Si detectas algo que no funciona, modificarlo en este punto resulta económico.
3. 3Desarrollo por fases. Observas el progreso en una vía de prueba junto con fechas específicas. Nosotros automatizamos esto dentro del canal que tus clientes ya emplean, que frecuentemente es WhatsApp, en lugar de requerirles que instalen una aplicación.
4. 4Entrega y medición. Una vez que tu equipo domina su uso, el código se sube a un repositorio bajo la titularidad de tu compañía. Las horas que registraste durante la semana de prueba sirven como base para la comparación con el mes subsiguiente.

Un miembro de tu equipo gestionará cualquier queja o negociación, con solo un clic. La automatización se ocupa de las tareas repetitivas, no de aquellas que requieren juicio.

Tres procesos que ya automatizamos

Sorteos de Castro: pago mediante Yape o Plin. Cada concursante ingresa su nombre, DNI, WhatsApp y provincia, selecciona la cantidad de boletos que desea y adjunta su comprobante en el formulario. El personal verifica las transacciones desde una pantalla de administración, y la página indica el nombre al que corresponde el Yape o Plin para asegurar que nadie pague a una cuenta distinta.

Agrovio: registro de la cosecha. Un bot de WhatsApp solicita al productor la información de su lote y esta se guarda en el panel, sin necesidad de acceder a un sitio web. En la web, un asistente requiere únicamente los campos correspondientes a ese producto.

Nuestro portal de clientes: la consulta sobre el estado de su proyecto Los clientes acceden utilizando su correo, revisan el avance de su proyecto, y pueden solicitar modificaciones o dar su visto bueno desde un dispositivo móvil. Se documenta quién dio la aprobación y la fecha en que ocurrió.

Los tres se encuentran dentro de nuestro portafolio de sistemas.

Cuándo todavía no te conviene automatizar

• El procedimiento varía dependiendo de la persona que lo ejecute. Automatizar un flujo de trabajo desorganizado simplemente reproduce ese desorden diariamente. Inicialmente, se logra ordenarlo en cinco pasos, y posteriormente se automatiza.
• Si hay una herramienta gratuita que lo soluciona. Para muchos negocios pequeños, bastan las respuestas veloces y el catálogo de WhatsApp Business, o un formulario vinculado a una hoja de cálculo.
• Si la tarea se ejecuta escasamente, un evento que sucede dos veces cada mes no justifica la existencia de un sistema.

Preguntas frecuentes

¿Cuánto cuesta automatizar un proceso en mi empresa?

El costo no tiene un monto fijo, dado que el precio varía según el número de pantallas, integraciones y usuarios que requiere tu flujo de trabajo. Automatizar el registro de pagos para un único usuario difiere de vincular WhatsApp, un CRM y generar reportes para un equipo completo. Tras conversar durante 20 minutos para que nos describas tu operación actual, te remitiremos una propuesta por escrito en 48 horas, previo a iniciar cualquier labor. Dicha cotización especifica qué se automatiza, qué no se incluye y en qué fases se realiza la entrega. Si durante esa charla determinamos que tu necesidad se satisface con WhatsApp Business o con un formulario ligado a una hoja de cálculo, te lo informaremos y no procederemos a cotizar un sistema. De esta manera, evitas pagar por una automatización que una herramienta gratuita ya te proporcionaba.

¿Cuánto demora automatizar un proceso?

Al inicio, te entregamos un prototipo funcional desde tu móvil, y la fecha límite se establece únicamente tras tu aprobación. Un proceso enfocado en una única función principal, como registrar transacciones de Yape o Plin, puede tardar varias semanas. Aquel que incluye diversos perfiles de usuario, pagos e integraciones con WhatsApp demanda más tiempo. Previo al prototipo, hay una semana de registro: durante siete días debes anotar cada labor recurrente, la frecuencia con la que ocurre y el tiempo que consume, de modo que la automatización se centre en la tarea que más horas consume, no en la que mejor luce en una presentación. Cualquier fecha que alguien te ofrezca antes de comprender tu flujo es una conjetura. Por esta razón, trabajamos por fases y observas el progreso en una vía de prueba, con fechas específicas asignadas a cada componente.

¿Tengo que cambiar las herramientas que ya uso?

No es necesariamente el caso. La directriz que aplicamos consiste en automatizar dentro del canal que tus clientes ya manejan, y en Perú ese canal es casi siempre WhatsApp. Si actualmente recibes pagos por Yape o Plin, el cliente realiza el pago de la misma manera; lo que se modifica es que él adjunta su comprobante con sus datos y tu equipo lo comprueba en un panel en lugar de buscar capturas dentro del chat. Si ya registras tus ventas en una hoja de cálculo, el sistema tiene la capacidad de remitirle los datos para prevenir que alguien registre la misma venta dos veces. Lo que sí se altera es la secuencia: el procedimiento queda documentado en pasos definidos, y esto representa usualmente la mitad del ahorro. Una vez finalizado, el código y la documentación se trasladan a un repositorio bajo el nombre de tu compañía, por lo cual no dependes de nuestra ayuda para continuar.

¿La automatización usa inteligencia artificial?

La automatización de gran parte de los procesos en una pyme peruana se logra mediante reglas sencillas, solo en los puntos necesarios: un formulario gestiona los pagos, un aviso recuerda la cita un día antes, y un panel exhibe el estado de cada cliente. La inteligencia artificial resulta útil al procesar texto abierto, como interpretar un mensaje de WhatsApp y contestar utilizando la información de tu negocio. En tal situación, el agente solo accede a los datos que tú has aprobado; no crea precios ni horarios y deriva la conversación a un humano si no posee la respuesta o si el cliente presenta una queja. En IDE Agency, el agente de IA se adquiere de forma independiente, con un costo mensual, y se enciende solo después de que el sistema base esté operativo y haya sido verificado por tu personal.

¿Qué pasa si mi proceso no está listo para automatizar?

Comentamos esto desde el inicio de nuestra charla. Un procedimiento está terminado cuando se puede describir en cinco pasos y se ejecuta de forma idéntica sin importar quién lo realice ese día. Si cada individuo lo soluciona a su modo, automatizar solo reproduciría la desorganización. Por lo tanto, sugerimos que lo organices antes: redactar los pasos, determinar quién revisará cada pago o cada cita, y experimentar durante dos semanas utilizando una hoja de cálculo compartida. A menudo, seguir este orden ya resulta en ahorro de horas sin necesidad de invertir en un sistema. Cuando el proceso se mantiene constante y la hoja de cálculo resulta insuficiente debido a múltiples personas o a que comienzan a omitirse pagos, entonces es el momento de automatizarlo. Si durante la conversación notamos que aún no es tu situación, IDE Agency te lo indicará y no te ofrecerá una cotización de sistema.